Use case – szkoły i uczelnie
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – szerokie możliwości zastosowania
20/08/2024
Weryfikacja wieku online – równowaga między bezpieczeństwem a otwartym dostępem do usług
03/09/2024
Use case – szkoły i uczelnie
Nie tylko podmioty ubezpieczeniowe czy firmy sharingowe wykorzystują do swoich codziennych zadań nowoczesne narzędzia. Możliwości, jakie daje wirtualny świat, usprawniają także pracę szkół i uniwersytetów. Jednostki edukacyjne, tak jak wiele innych instytucji, zostały zmuszone do wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań w momencie wybuchu pandemii. Chociaż skończył się już etap społecznej izolacji, to technologie umożliwiające m.in. zdalne załatwienie formalności, zostały z nimi na dłużej. Dzięki temu obsługa setek, a nawet tysięcy, uczniów i prowadzących została zautomatyzowana.
Wyzwania instytucji edukacyjnych
Poza oczywistym zadaniem szkoły i uniwersytetu, czyli prowadzeniem zajęć, organizacje te muszą zająć się także dbaniem o prawne aspekty swojej działalności. Jako podmioty publiczne są zobowiązane do przestrzegania przepisów oświatowych, a także transparentności i bezpieczeństwa w zarządzaniu danymi oraz dokumentacją.
Wyzwania w tej dziedzinie mogą wiązać się z:
- weryfikacją tożsamości,
- zdalnym podpisywaniem dokumentów,
- digitalizowaniem archiwów.
Rozwiązania na miarę nowoczesnej edukacji
Do każdego z wymienionych obszarów można dopasować rozwiązanie, które wyeliminuje wszelkie utrudnienia. Dla podmiotów edukacyjnych może wyglądać to następująco:
- Weryfikacja tożsamości – uczelnie oraz szkoły tak jak firmy z innych dziedzin mogą świadczyć usługi odpłatnie. Szkoła prywatna, a nawet państwowa uczelnia, która oferuje niestacjonarne studia, będzie potrzebowała zawrzeć umowę ze swoim klientem. Zanim do tego dojdzie, jednostka musi sprawdzić tożsamość osoby, z którą się kontaktuje. Podczas samej nauki weryfikacja podopiecznych może być również potrzebna w momencie logowania się do platform e-learningowych lub innych wewnętrznych systemów. W każdym przypadku można wykorzystać narzędzia Digital Gateways takie jak skanowanie dokumentu z elektroniczną warstwą dzięki technologii NFC czy rozwiązania biometryczne.
- E-podpis – we wspomnianej wcześniej kwestii umowy niezbędne jest podpisanie dokumentu. Dzięki elektronicznemu podpisowi obydwie strony mają pewność tego, kto poświadczył ostateczną wersję pliku.
- E-pieczęć – każde działanie dotyczące pracy placówek publicznych musi być udokumentowane. W kontekście edukacji szkolnej czy uniwersyteckiej będzie wiązało się to z przechowywaniem danych swoich podopiecznych, raportów dotyczących ich postępów lub chociażby wniosków o wydanie legitymacji. Z drugiej strony wielu formalności będą wymagały także sprawy HR-owe kadry prowadzących. Tak liczne zbiory archiwalne są łatwiej dostępne w formie cyfrowej. Do digitalizowania akt przyda się pieczęć elektroniczna. Po zeskanowaniu papierowych pism plik zostanie opieczętowany, co będzie potwierdzeniem integralności dokumentu oraz jego źródła.
- Trwały nośnik – rozwiązanie to stanowi potwierdzenie niezmienionej formy pliku oraz tego, skąd pochodzi. Auditlog, czyli raport wszystkich zmian dokonywanych w dokumencie, będzie dla instytucji publicznej niezaprzeczalnym dowodem autentyczności każdego pisma. W ten sposób jednostka może też łatwo dotrzeć do każdej odnotowanej czynności, co usprawniania przegląd całego repozytorium.
