Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, czyli potwierdzenie dokumentu nie do złamania
Weryfikacja tożsamości klienta i dokumentów w turystyce – korzyści dla biznesu i podróżnika
17/07/2024
Certyfikacja ISO/IEC 27001 – gwarancja ochrony informacji w Digital Gateways i spółce córce AIS Gateways
01/08/2024
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, czyli potwierdzenie dokumentu nie do złamania
Wymiana dokumentów czy finalizacja formalności dokonywane za pomocą sieci to już codzienność. Wykorzystywanie Internetu przez firmy oraz inne podmioty do swoich zadań znacznie ułatwia wszystkim stronom komunikację, a to tylko jedna z zalet przeniesienia tych procesów do sieci. Pojawia się jednak pytanie o to, czy takie podejście zapewnia bezpieczeństwo i wiarygodność danych. Wyjściem naprzeciw tych potrzeb są usługi zaufania od Digital Gateways, wśród których znajduje się kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jest ona niezawodnym rozwiązaniem na miarę potrzeb przetwarzania dokumentów online.
Narzędzia do zabezpieczenia e-dokumentów, czyli usługi zaufania
Europejskie rozporządzenie eIDAS prawnie reguluje identyfikację elektroniczną i usługi zaufania. Same usługi zaufania są definiowane przez wspomniany dokument jako narzędzia wspierające przeprowadzanie transparentnych transakcji online z klientami, podmiotami publicznymi czy wewnątrz organizacji.
Wśród usług zaufania, które Digital Gateways proponuje swoim klientom, znajdują się:
- podpis elektroniczny,
- pieczęć elektroniczną,
- elektroniczny znacznik czasu.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – cechy charakterystyczne
Aby jak najlepiej zrozumieć możliwości związane z pieczęcią elektroniczną, dobrze jest przyjrzeć się jej cechom charakterystycznym. Co trzeba wiedzieć o kwalifikowanej e-pieczęci?
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest rozwiązaniem cyfrowym odpowiadającym tradycyjnej pieczęci firmowej.
- Jest ona przypisywana do podmiotów z osobowością prawną.
- Jednostką, która wydaje taką pieczęć, musi być kwalifikowany dostawca usług. Ich lista jest zatwierdzana przez państwowe organy nadzorcze.
- Poza mocą prawną pieczęci kwalifikowanej znaczenie ma również to, że jest ona wzajemnie honorowana wśród państw członkowskich Unii Europejskiej.
Rodzaje pieczęci elektronicznej – kwalifikowana lub zaawansowana
Nie każda pieczęć elektroniczna będzie miała takie same możliwości i zastosowania. Wśród produktów nazywanych e-pieczęcią mamy ich dwa rodzaje – pieczęć zaawansowaną i pieczęć kwalifikowaną. Ze względu na różne właściwości będą one używane do innych zadań. Zaawansowana pieczęć posłuży jako potwierdzenie autora dokumentu oraz integralność danych. W przypadku pieczęci kwalifikowanej również mówimy o poświadczeniu źródła pliku oraz braku modyfikacji. Dzięki odpowiedniej certyfikacji i regulacjom Unii Europejskiej dokument z kwalifikowaną e-pieczęcią jest natomiast prawnie wiążący.
Nadawanie pieczęci kwalifikowanej
Aby podmiot z osobowością prawną dostał kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, musi złożyć wniosek do upoważnionego dostawcy tej usługi. Lista polskich jednostek jest wydawana przez Narodowy Bank Polski.
Pieczęć kwalifikowana a podpis kwalifikowany – czym się różnią?
Pytanie, które w kontekście pieczęci kwalifikowanej pojawia się najczęściej, jest związane z podpisem kwalifikowanym. Wątpliwości dotyczą tego, czy nie są to przypadkiem te same rozwiązania. Tutaj wystarczy spojrzeć do definicji elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Wspomnianą wcześniej cechą charakterystyczną tego typu potwierdzenia dokumentu jest to, że wydawane jest ono podmiotom z osobowością prawną. Podpis natomiast należy do osoby fizycznej. W zależności od danej sytuacji do zaświadczenia dokumentu będą wymagane inne rozwiązania.
Warianty wdrożenia kwalifikowanych e-pieczęci
Zatwierdzanie dokumentu e-pieczęcią odbywa się w trzech etapach. Na początku firma tworzy dokument przy pomocy swoich systemów lub bez automatyzacji. Następnie zostaje on przekazany na serwer pieczętujący. W ostatnim kroku jest przekazany tam, gdzie pracownik będzie go wykorzystywał do kolejnych prac. Zanim jednak będzie można pracować z pieczęcią elektroniczną, trzeba zadbać o umożliwienie tego procesu od strony technicznej.
Samo wdrożenie komponentów do pieczętowania może być wykonane w różnych wariantach. Wszystko zależy od możliwości i decyzji firmy. Digital Gateways dostarcza biznesom rozwiązanie w modelu:
- chmurowym – cały proces pieczętowania odbywa się dzięki rozwiązaniom chmurowym, czyli na zewnątrz organizacji,
- on premise – wszystkie potrzebne elementy systemu pieczętującego, znajdują się na serwerze firmy,
- hybrydowym – dokumenty są procesowane u klienta, a dostawca usługi zaufania cały proces pieczętowania odbywa się dzięki rozwiązaniom chmurowym, czyli na zewnątrz lub wewnątrz organizacji wykorzystując odpowiednie komponenty.
Zalety wykorzystania kwalifikowanej e-pieczęci
W każdym z przypadków użycia pieczęci kwalifikowanej przez firmę, niezależnie jakimi działaniami biznesowymi się zajmuje, może ona liczyć na wiele korzyści. Warto wymienić kilka z zalet tej usługi zaufania.
- Pieczęć kwalifikowana jest dowodem na to, że dokument nie był modyfikowany, co wiąże się z bezpieczeństwem i transparentnością plików. Wykorzystana do e-pieczęci usługa auditlog daje możliwość sprawdzenia każdego działania, do którego posłużyła pieczęć.
- Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS materiały poświadczone będą uznawane przez takie organy jak sądy, instytucje państwowe za znaczące w świetle prawa.
- Wykorzystanie jej wpływa na efektywność pracy. Jednocześnie można potwierdzić pieczęcią wiele dokumentów przez większą grupę pracowników, co przyspiesza finalizowanie procesów dotyczących formalności. Nie wiąże się to natomiast z mniej dokładną realizacją zadań.
- Rozwiązanie to może zostać zintegrowane z systemem firmy. Dzięki temu wszystkie czynności są wykonywane w jednym miejscu bez potrzeby przesyłania plików między różnymi platformami. Tak powstaje jeden pełny proces cyfrowy.
- Elektroniczna pieczęć wiąże się także z oszczędnościami. Firma może dzięki niej ograniczyć liczbę drukowanych na papierze pism.
Wykorzystanie pieczęci kwalifikowanej
Jak już wiemy, potwierdzenie dokumentacji za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wiąże się z wieloma zaletami. Pieczęć kwalifikowana jest rozwiązaniem uniwersalnym, które świetnie sprawdzi się w różnych firmach. Może być ona wykorzystana między innymi do:
- umów i faktur,
- ofert i innych decyzji wysyłanych do klienta,
- pism dotyczące spraw wewnętrznych organizacji,
- archiwalnej dokumentacji,
- potwierdzeń zgodności z oryginałem dokumentu.
